Salir a comer fuera de casa es uno de los planes más comunes entre la gente, sobre todo si se trata de comidas grupales en fechas señaladas. El problema que nos encontramos en muchas ocasiones es acudir a nuestro restaurante favorito y, debida a la gran afluencia de gente, no tener una mesa disponible para el momento en el que acudimos. En estos casos siempre nos toca esperar a que una de las mesas termine y nos ceda el sitio o buscamos otro sitio que sí que tenga una mesa disponible para nosotros.
Para evitar este tipo de situaciones la solución debe ponerla el restaurante. En este post explicaremos cómo puede un sistema de reservas online como Bookitit optimizar al máximo tu restaurante y evitar la pérdida de clientes.
Los beneficios que Bookitit va a aportar a tu negocio son los siguientes:
1. Cuando se acercan fechas importantes como pueden ser Navidades, Nochevieja, Semana Santa y otras festividades, es habitual que el salón de tu restaurante se llene y no queden mesas disponibles. Para evitar la llegada de clientes al local que no vayan a poder ser atendidos, la mejor solución es incorporar a tu negocio un programa para agendar citas online.
De esta forma, tus clientes pueden ver a tiempo real la disponibilidad de tus mesas. Una vez hecha la reserva los comensales llegarán al local a la hora reservada sin preocupaciones.
2. Contar con un software de gestión de citas te va a ayudar a saber con antelación algunos detalles de tus comensales, por ejemplo, si alguna de las personas que van a llegar a tu local son celíacos, vegetarianos, veganos, diabéticos, alérgicos a algún alimento o tienen cualquier otra condición.
Conocer con antelación estas situaciones es necesario para una buena gestión de la cocina. Evitar esta clase de imprevistos y contar con todos los ingredientes necesarios va a optimizar el trabajo dentro de la cocina y a evitar los retrasos.
3. Además, tu restaurante puede ofrecer diferentes servicios que pueden interesar en mayor o menor medida a tus clientes. Por ejemplo, puedes ofrecer mesas en el salón de tu restaurante o en la terraza. Probablemente algunos de tus comensales preferirán reservar una mesa en la terraza o, por lo contrario, preferirán quedarse dentro del local. En cualquier caso, la mejor forma de asegurarse estar en el lugar deseado es realizar una reserva online de forma que, al acudir a la hora reservada, su mesa esté disponible.
4. Por otro lado, es importante que tu negocio tenga presencia en Internet. A día de hoy la gente busca información de tu negocio a través de la web, ya sea para saber la ubicación, las opiniones y reseñas de otros comensales, para consultar el menú que ofreces, etc. De esta forma, ofrecer la comodidad de realizar las reservas de las mesas online es un acierto.
Tus clientes podrán ver en el momento a qué hora hay disponible una mesa para la cantidad de personas que van a acudir y en el lugar que desean (en salón o terraza). Seleccionando el menú que desean podrán asegurarse una mayor rapidez en la llegada de los platos a la mesa y evitar tiempos de espera innecesarios.
5. Es evidente que contando con una agenda de citas online como Bookitit simplificarás el trabajo de tus empleados. Sabemos que trabajar en hostelería comporta mucho estrés y esfuerzo. Atender el teléfono será una tarea menos que hacer para tus empleados si te decides por un sistema de agendamiento online. Únicamente deberás revisar tu Calendario de Reservas en el que se irán actualizando a tiempo real todas las reservas que tus clientes van haciendo.
Esta es la forma en la que puedes configurar Bookitit para que cumpla las necesidades de tu restaurante:
– Los servicios que ofrezcas irán determinados por el tiempo que ocupe cada reserva. Si, por norma general, las reservas de las mesas para las comidas durasen menos tiempo que las reservas de las mesas para las cenas, estableceríamos dos servicios distintos: uno de comidas y otro de cenas. Dentro de cada uno de los servicios estableceríamos la duración del mismo, por ejemplo, 60 minutos para comidas y 120 minutos para cenas.
Para configurar el servicio de modo que permita a varias personas con solo una reserva, es necesario configurar el tipo de servicio dentro de su panel de edición en configuraciones avanzadas. Dentro de esta configuración podrás establecer el mínimo de personas posibles para la reserva y el máximo. Con esto, es posible que una persona realice una reserva para una mesa de cuatro.
Además, dentro de la configuración avanzada del servicio tendremos la posibilidad de establecer el horario de cada uno de los servicios. De este modo, las comidas podríamos establecerlas entre las 12:30 y las 15:30 y las cenas desde las 20:00 hasta las 22:30.
– En cuanto a las agendas, cada una de ellas será el espacio que tendrás disponible. Es decir, si tu restaurante cuenta con dos salones y dos terrazas, tendrás cuatro agendas. Además, estas agendas las configurarás por turnos, estableciendo el máximo de aforo de cada uno de los espacios. De esta forma, cuando los clientes vayan a hacer la reserva online podrán ver cuántos huecos disponibles hay para la hora en la que quieran ir a tu local.
– Otra de las funcionalidades de Bookitit que se adapta a tu restaurante es la posibilidad por parte de los clientes de enviarte comentarios en el momento de la reserva. Esto resulta muy útil para dejar constancia de casos de alergias, por ejemplo. De esta forma, conociendo esta información por adelantado, agilizarás la situación en cocina y se evitarán imprevistos.
– Por otro lado, tienes la posibilidad de confirmar las reservas antes de que se incorporen a tu Calendario de Reservas Bookitit. Si configuras esta opción, cada vez que tus clientes reserven una mesa en tu restaurante, se te enviará automáticamente un correo electrónico desde donde deberás confirmar o rechazar la reserva. Esto te otorga un mayor control de todas las reservas.
– El Calendario de Bookitit presenta diversas opciones de visualización. Puedes obtener una vista por semana para conocer la cantidad de trabajo que tendrás en los próximos días, una vista por agendas para conocer qué espacios van a estar más llenos y más vacíos y una vista por día, que te ayudará con la organización y gestión de tu restaurante y cocina a corto plazo.
¿Cómo reservan mis clientes?
1. En primer lugar, el cliente deberá elegir el tipo de servicio que desea. Siguiendo el caso que hemos descrito anteriormente, deberá elegir entre comida o cena. En este mismo paso deberá elegir el número de personas que van a acudir a la reserva.
2. Seguidamente, podrá elegir dónde querrá reservar la mesa. En este caso, si prefiere comer dentro en el salón o fuera en la terraza.
3. A continuación, deberá elegir la fecha y la hora de su reserva. Aquí únicamente se le mostrarán la posibilidad de horarios que habrás establecido previamente. En el caso de las comidas, solo podrá elegir entre las 12:30 y las 15:30 en intervalos de una hora y, en el caso de las cenas, solo podrá elegir entre las 20:00 hasta las 22:30 en intervalos de dos horas.
4. Una vez elegida la fecha y la hora de la reserva, el cliente deberá introducir algunos datos personales, tales como su nombre, correo electrónico y número de teléfono.
Además, podrá añadir comentarios en caso necesario. Si el cliente ya dispone de una cuenta, simplemente deberá introducir su correo electrónico y su contraseña.
La reserva aparecerá en el momento en tu Calendario de Reservas de Bookitit. Aunque, en caso de que tengas configurada la opción de confirmación de citas, primero deberás confirmarla desde tu correo electrónico para que aparezca en el calendario junto al resto de reservas.
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