Sistema de reservas online Bookitit: mis agendas
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1- Ajustes


1.3- Mis agendasreservas-online-1-3_mis_agendas-bookitit

Ahora ya puedes editar tus agendas. Primero parémonos a pensar qué es una agenda y cuál es su utilidad, de esta forma el proceso será totalmente intuitivo.


Las agendas serán quienes reciban las citas, por lo que deberemos marcar qué servicios ofrecen cada una de ellas. Asigna una agenda a cada elemento independiente de tu empresa; puede ser un empleado, una sala, una pista deportiva o cualquier otro recurso. Por ejemplo, una a cada trabajador y una a cada sala que tengas:



    - Tendré una agenda para mi empleado Juan, que, por sus funciones en la empresa, podrá recibir citas de corte de pelo, tratamientos capilares y servicios de pedicura.
    - La agenda de María, en cambio, la necesitaré para recibir citas de cortes de pelo y tratamientos fisioterapéuticos.
    - Además añadiré una agenda para la sala de rayos uva de mi centro y así organizar también su disponibilidad.

reservas-online-1-3_agendas


Sigue los pasos tal y como te lo explicaremos a continuación; si quieres puedes apoyarte visualmente en este tutorial. Recuerda que podrás añadir tantas agendas como contrates.


reservas-online-1-3_agendas_widget_funcionando-BookititSi en cualquier momento quieres comprobar cuál está siendo el resultado de tu configuración, vuelve al panel de control y clica ¿Quieres ver tu widget funcionando? dentro de Integración.




1- Enumerar categorías


2- Crear agendas


3- Habilitar la cita online


4- Acciones


- Editar, borrar


- Notificaciones


- Vacaciones


- Configuración de la agenda


1. Herramientas para citas avanzadas


2. Citas confirmadas y validación de usuario


3. Intervalo del widget


4. Configuración por turnos


- Horario


1. Configuración de la agenda por turnos


- Importar ICS


5- Correspondencia agenda y servicio: ->


6- Otras formas de trabajar con las agendas


1. Agendas dependientes


2. Una agenda para gestionar las demás



1- Lo primero será enumerar las categorías en las que dividirás las agendas. Es muy parecido a lo que hemos hecho anteriormente con los grupos de los servicios, el objetivo es separar en grupos lógicos la agenda: por tipo de servicios que ofrecerá, según sea un trabajador o un espacio...


- Hazlo clicando en “Categorías”, dale nombre y después a “añadir categoría”.


- Vuelve a la pantalla anterior dándole a la flecha negra de arriba a la izquierda que se corresponde con ir hacia atrás.


reservas-online-1-3_agendas_categoria


2- A continuación crea las agendas clicando sobre “Nueva agenda”.


- Daremos nombre a la agenda (María, sala de rayos uva, campo de fútbol 2...)


- Añade el correo electrónico y el número de teléfono al que quieres que lleguen los avisos de las reservas de las citas: de la empresa o directamente del trabajador.


- Selecciona la categoría a la que pertenece (la categoría que acabas de programar)


- Y señala los servicios (que hemos configurado anteriormente) que ofrece dicha agenda.


- Una vez llegado a este punto, guarda.


reservas-online-1-3_agenda_crear


3- Habilitar la cita online. Es entonces cuando te aparecerá el icono que te avisará de que “La Cita online no está habilitada”, es decir, que esta agenda online no está visible en el widget para los clientes, de modo que ellos no podrán reservar en esta agenda. Esto puede ser útil si quieres reservarte la opción de hacer tú mismo, pero si quieres que tus clientes sí que puedan contratar esta agenda online no olvides activarlo. ¿Cómo? Clica en el icono y éste te llevará al horario de dicha agenda.


reservas-online-1-3_no_habilitada



- Accedemos al calendario del horario de dicha agenda. En este momento estamos trabajando sobre el horario que habíamos configurado para nuestro negocio online.


- De este modo estarán inhabilitadas aquellas horas que habías marcado en modo “cerrado” para tu negocio. No podrás dejar que se reserve en un horario que previamente no has permitido; si quieres cambiarlo, simplemente vuelve al Horario de apertura desde el Panel de control y cámbialo.


- Por otra parte, lo que habíamos señalado como “abierto” ahora aparece como “no online” como predeterminado. Es lo que tenemos que cambiar si nuestro objetivo es que esta agenda aparezca en el widget y sea accesible para nuestros clientes.


reservas-online-1-3_nohabilitado_horario-agenda


- Una vez selecciones en "online" el horario que desees, el aviso de "La Cita online no está habilitada" se convertirá en "Esta agenda puede recibir citas online".


reservas-online-1-3_agendas_habilitada


- Debes marcar ahora el horario de la agenda, o qué horario quieres que esté publicado y accesible en el widget para la cita online (recuerda que no tiene por qué coincidir necesariamente). Así que...


- Valora si quieres abrir a la cita online esta agenda de forma parcial o total


- Ten en cuenta (dentro del horario de apertura de tu centro y de disponibilidad de dicha agenda) cuál es el horario en el que ésta puede atender al público. Es decir, si hablamos de la agenda de un trabajador pensaremos, además de en su horario laboral, en las horas que dedica por ejemplo a la limpieza o al recuento de caja y que, por tanto no puede atender al público; si la agenda se corresponde a una pista de tenis no deberemos incluir en horario online las horas que ésta está sometida a tareas de mantenimiento.


- En este tutorial (el mismo de cómo activar servicios) también te lo explicamos.


- Guarda de nuevo y sigue los mismos pasos para la siguiente agenda.



4- No olvides mirar las acciones de cada agenda.


reservas-online-1-3_acciones-Bookitit


reservas-online-1-3_editar-Bookititreservas-online-1-3_agendas_cancelar-Bookitit- Puedes editarla o borrarla.




reservas-online-1-3_agendas_notificaciones-Bookitit- Editar las notificaciones. Se trata de que elijas en qué momento se avisará a quién y de qué forma;


- Configura cuándo y quién quieres que reciba notificaciones en cada caso, a través de qué medio, y con cuánta antelación. Aquí también configuras los avisos a los clientes que contraten con esta agenda.


- También tienes la opción de enviar un correo electrónico con el listado completo de las citas para el día siguiente tanto a la agenda como al administrador vía email.


- Aquí tienes el tutorial



reservas-online-1-3_agendas_vacaciones-Bookitit- Editar las vacaciones.


- Clica sobre “Añadir vacaciones”


- Marca la fecha de inicio y la de fin.


- Puedes añadir una breve descripción.


- Podrás editarla o borrarla


- Míralo aquí.



reservas-online-1-3_agendas_herramientas-Bookitit- Editar la configuración de la agenda u opciones de cita en el icono de las herramientas


1. Herramientas para citas avanzadas.


- La antelación mínima con la que quieres las reservas online.


- La antelación mínima y máxima que los usuarios pueden ver en la agenda online.


- La antelación mínima con la que los usuarios pueden cancelar una cita.


- Ayúdate de este tutorial


2. Citas confirmadas y validación de usuarios


- Tienes la opción de confirmar las citas online que recibas antes de que se inserten en el calendario.


- También puedes hacer que los usuarios deban enviar un código (que les enviaremos mediante sms o e-mail, tu decides) para validar la cita.


- Clic aquí para ver el tutorial


3. Tamaño del intervalo del Widget. Es decir, ¿cada cuánto tiempo quieres ofrecer citas?


- Puedes hacer que dependa de la duración de cada servicio o asignar un tiempo determinado.


- Tutorial de ambas opciones aquí


4. También activar la configuración de turnos


reservas-online-1-3_agendas_turnos-Bookitit


- Se trata de cuántos clientes (turnos) va a poder atender dicha agenda en el intervalo de minutos que decidamos a la vez. Por ello, si elegimos dos turnos en 40 minutos estamos configurando la agenda para poder atenderlos a la vez.


- Échale un vistazo aquí


- Tenemos la opción de “Asignar a todo” para aplicarlo a todas las horas de la agenda.


- También podrás añadir una excepción de horario. Es decir, puedes hacer que no se pueda reservar un día determinado para una agenda concreta.


- Clica en “Añadir una excepción” y, en la nueva pantalla a la que llegarás añade la fecha en el calendario.


- Al seleccionar el período de tiempo se te abrirá un calendario como el anterior, en el que tendremos la opción de decir cuántos turnos podrá recibir a la vez.


- Puedes añadir una descripción.


- Míralo aquí


- O también puedes ofrecer la reserva en una agenda como una excepción, es decir, permitirás las citas en esa agenda de forma puntual


- Lo haremos poniendo en “Turnos por defecto” el número 0. De esta forma no podrá recibir citas online.


- Ahora, para que sí pueda recibir, pero de manera excepcional, añadiremos las excepciones.


- Consúltalo aquí



reservas-online-1-3_agendas_horario-Bookitit- Editar su horario. Con esta opción haríamos cambios en el horario de la agenda que hemos configurado en el paso anterior. es decir, le daríamos la información necesaria al sistema para que supiera en qué momento esa agenda puede recibir citas.


1. - Otras variantes en el horario: configuración de la agenda por turnos


- ¿Y si uno de mis trabajadores va a impartir cursos de formación?


- Se trata de configurar y añadir un nuevo servicio en una nueva agenda agenda: crear un servicio y crear una agenda con el horario indicado


- Hay que configurar la agenda por turnos, con el número de turnos (clientes) al mismo tiempo que deseemos. Por ejemplo, si el curso es para máximo 25 personas, esta será la cifra.


- En el intervalo de minutos indicaremos da duración de la clase por grupo


- Si queremos asegurarnos un mínimo de alumnos sólo tendremos que activar la confirmación de las citas en la agenda que hemos creado, del modo que hemos indicado anteriormente que se hace.


- Si el trabajador que imparte el curso es uno que trabaja habitualmente habrá que limitarle el horario en su otra agenda, la de horario de atención.


- Aquí te lo enseñamos.



reservas-online-1-3_agendas_ICS-Bookitit - También puedes importar ICS.


- ICS es el formato de las citas, avisos o propuestas de tu calendario personal (como Outlook, Yahoo calendar, Google calendar...).


- Al importar el ICS de tu calendario personal añadirás las citas que tengas programadas ahí, a la agenda de Bookitit sobre la que realices la acción.


- ¿Cómo conseguir el ICS?


- Google Calendar


- Clica en la flecha desplegable que hay al lado del nombre del calentario que quieras exportar y selecciona Configuración del calendario. Otra forma de hacer lo mismo es, en la flecha desplegable de Mis calendarios, seleccionar configuración y seleccionar el calendario deseado.


- En la parte inferior de la página encontrarás, en la sección “Dirección privada” el botón iCal. Primero clica en él y a continuación en la URL que te mostrará.


- Yahoo! Calendar


- Clica en la columna de la izquierda y despliega el calendario que quieres exportar.


- Haz clic en la flecha que aparece en la parte derecha y selecciona exportar.


- Outlook


- Despliega el menú superior Archivo, y haz clic en importar y exportar.


- Selecciona Exportar un archivo en la acción de Ejecutar.


- Deberás seleccionarlo como una carpeta a exportar: Calendario.


- Una vez hayas seguido esos pasos solo te queda guardar el archivo en un lugar que puedas localizar fácilmente para cuando debas buscarlo desde Bookitit. Y ya podrás disfrutar de todas tus citas en tu calendario de cita previa online de Bookitit.


- Además, cuando se envía un correo electrónico a un cliente, la cita aparecerá en formato ICS. Es decir, el cliente podrá añadir la cita a su calendario personal, modificarla o cancelarla desde ahí mismo.



5- La correspondencia entre agenda y servicio: la flecha "->".


Se trata de una función visual y funcional muy útil para cuando añadas de forma manual un servicio al calendario de citas online de Bookitit. Delante de los servicios que correspondan a la agenda que hayas seleccionado aparecerá una flecha como esta "->". Ordenará y señalará la correspondencia entre servicio y agenda.


sistema-reservas-Bookitit-flecha


- Esto puede resultar útil porque el sistema de reservas online Bookitit está diseñado para que, cuando añadas tú una cita de forma manual, puedas elegir cualquier servicio en cualquier agenda, aunque no esté configurado que sean compatibles para ofrecerlo en el widget. Es decir, diferenciamos entre lo que ofreces en el widget (debe seguir unos esquemas más rígidos para los clientes) y lo que tú mismo puedes decidir en el momento.


Por ejemplo, puedes no querer ofrecer en el widget online de la reserva la cita previa online un servicio de peluquería para tu trabajador Julián (que se corresponde con una agenda), pero puedes querer añadirlo manualmente un día en concreto. O, la sala donde realizas los masajes no la ofreces para depilación en el widget. Pero tienes la posibilidad de ofrecerlo si lo añades manualmente en tu calendario de Bookitit.


De esta forma localizarás de forma más rápida los servicios que están asociados habitualmente a cada agenda. Así que recuerda: servicio con flecha es un servicio asociado a la agenda seleccionada, sin flecha no lo es. Este es el post en el que te lo contamos.



6- Otras formas de trabajo con las agendas



1. Las agendas dependientes.


- Dentro de cada agenda (accederás a través del icono del lápiz) encontrarás la opción “Si esta agenda depende de otras agendas para su reserva, configúrela aquí”.reservas-online-1-3_agendas_dependientes-Bookitit- Esta funcionalidad va a permitir que automáticamente se bloqueen horas en agendas que dependen de otra agenda que haya recibido una reserva online, es decir, se trata de enlazar la disponibilidad de una agenda con la de otra. Por ejemplo, si María se encarga de los tratamientos fisioterapéuticos tendremos que enlazar su agenda con la sala donde se realizan, incluso podemos hacer que dependa también de la disponibilidad del material necesario. Míralo aquí.



- Primero deberás marcar la casilla de “Esta agenda depende de otras agendas” y, a continuación tenemos la opción de decidir si cuando se crea una cita en (nombre de la agenda) preferimos que...


- Se cree una cita en todas sus agendas dependientes


- Es decir, que la correspondencia entre las agendas vinculadas sea total. En este caso, para poder reservar una cita en una agenda, deberán quedar bloqueadas otras opciones.

- Pondremos como ejemplo la reserva de campos de fútbol dependientes en un polideportivo, en el que existe un campo de fútbol 11 que, si no está siendo utilizado como tal, se usa como dos de fútbol 7; de este modo, si la agenda del campo de fútbol 11 es reservada, las dos de fútbol 7 quedarán bloqueadas, y si alguna de las de fútbol 7 se contrata, la de fútbol 11 no estará disponible.


- Aquí te lo enseñamos


- O que se cree la cita en un hueco libre de alguna de las agendas dependientes.


- Es decir, que una agenda pueda ser utilizada por otras dos agendas, pero no de forma simultánea: si una la está usando, la otra ya no puede.


- Imaginemos que tenemos una sola cabina donde dar masajes y dos empleados capacitados para ello (Ana y Julia); de esta forma si Ana una de nuestras trabajadoras es contratada para hacer un masaje en dicha cabina, Julia no podrá ofrecer servicios de masaje durante ese tiempo.


- Aquí tienes un ejemplo


- A continuación selecciona la agenda o las agendas de las que depende y los servicios para los que estará activa la dependencia.


2. Una agenda para gestionar las demás. Es decir, cómo configurar la reserva online para que las citas online se distribuyan entre nuestras agendas.


- Si hacemos que varias agendas sean dependientes unas de otras el cliente verá en diferentes pantallas los horarios para cada una de las agendas. Podemos mejorar esto si empleamos una agenda para gestionar las que son dependientes entre sí: al cliente no le importa en qué agenda se le va a citar, sino a qué hora. Para ello lo que habría que hacer es:


- Crear una agenda en la que la que aglutinar a las demás


- Seleccionar que se cree una cita en un hueco libre de alguna de las agendas dependientes


- Hacer que dependa de las agendas de las que hablamos, y seleccionar los servicios que éstas ofrecen.


- Aquí tienes un ejemplo de cómo hacerlo.