Sistema de reservas online para empresas

 

Gestiona las citas online y presenciales de tu negocio con la aplicación de reservas Bookitit

Bookitit es un sistema de reservas online con multitud de funcionalidades que puede mejorar significativamente la gestión de tu negocio, sea del sector que sea como salud, belleza y estética, deportes, formación, actividades…

Precisamente, una de las principales ventajas que tiene Bookitit es su versatilidad y adaptabilidad a multitud de sectores y tipos de negocio: peluquerías, centros de estética, centros médicos, centros deportivos, pistas deportivas, academias, centros de formación, universidades, administraciones públicas, talleres de reparación, centros de ocio, veterinarios, autoescuelas, estudios de fotografía, agencias inmobiliarias…


Enlace de reservas online y código integrado en tu propia web

El sistema de reservas online Bookitit te proporciona tanto un código para que puedas insertar el widget de reservas online en tu propia web como un link de reservas responsive que puedes poner en tu perfil de Instagram, página de Facebook, página de Google my Business, enviarlo por whatsapp a tus clientes…para que ellos te reservan online a través de todos estos medios.

Incluso puedes generar un código QR del enlace de reservas para que tus clientes entren directamente al link de cita previa de tu negocio.

Calendario de Reservas

El calendario de reservas de Bookitit te ayuda a una mayor organización de las citas con tus clientes. En él, se actualizan a tiempo real las reservas y las citas que tus clientes realizan de forma online con los servicios que ofreces. Además, desde el mismo calendario podrás introducir manualmente las citas presenciales o que recibes telefónicamente, editarlas de día o de hora, cambiarlas de servicio o empleado, eliminarlas, generar un ticket del cobro de la reserva, asignar una cita repetida en el tiempo a un cliente…

Calendario de reservas online
Agenda online de reservas y citas

Citas presenciales y telefónicas

Por un lado, se puede añadir directamente desde el calendario, seleccionando en él el día y la hora de la cita. Una vez selecciones un hueco, se abrirá una pestaña en la que deberás introducir los datos de la cita (el servicio, la agenda, el día, la hora y la duración del servicio), los datos del cliente (podrás buscarlo entre los clientes que figuran en tu listado de clientes o añadir un nuevo cliente, si es el caso, con todos sus datos personales). Además, podrás introducir, en caso de que el cliente posea uno, el código de su bono de sesiones. Otras configuraciones son las referidas a la repetición de esta misma cita en el periodo que desees configurar; y la confirmación de asistencia del cliente.

También puedes personalizar los campos que necesitas para la cita (por ejemplo DNI, pasaporte, sexo,  edad, matrícula…).

Personaliza tu enlace de reservas online

Puedes personzalizar tanto el enlace de reservas online para compartir en tus redes sociales como el widget que puedes integrar en tu propia web cambiando los colores, insertando el logotipo o marca de tu negocio con el fin de tener un link de reservas lo más corporativo posible para tus clientes.

Sistema de reservas online personalizable

Inserción rápida de reservas

Es decir, primero tendrás que seleccionar el servicio que el cliente desee y después se deberá seleccionar una de las agendas que estén asociadas al servicio elegido. A continuación, se podrá seleccionar únicamente la fecha y horario de las horas que realmente hay disponibles en esa agenda. Cuando la cita se haya generado aparecerá en tu calendario de reservas de Bookitit.

Añadir cita calendario online

Cobro de citas desde el calendario

Además, desde aquí, seleccionando la cita que desees, podrás también realizar el proceso del cobro del servicio o de cargos extra gerenado un ticket con el importe, datos del cliente, forma de pago (tarjeta, efectivo, bizum, transferencia…), fecha del ticket que luego podrás consultar en el apartado de facturación del panel de control.

Listado de Clientes

Además, cuentas con un listado con todos los clientes que han hecho uso de algún servicio de tu negocio. Esto resulta muy útil porque nuestro sistema de agendamiento online te permite tener un historial con todas las reservas que ha realizado el cliente, además de tener registrados sus datos personales (como su teléfono, correo electrónico o campos personalizados). Desde este mismo listado cabe también la posibilidad de restringir o bloquear clientes.

Listado de clientes Bookitit
Aplicación de reservas y servicios

Configuración de Servicios

La configuración de los servicios y de las agendas de tu negocio va a ser esencial para comenzar a utilizar Bookitit como herramienta para tu negocio. Desde el Panel de Control del software de reservas online podrás configurarlo fácilmente. En cuanto a los servicios, podrás primero crear diversos grupos en los que, más adelante, clasificar los diversos servicios que ofreces. De esta forma, cuando crees un servicio nuevo, podrás añadirlo a uno de los grupos que has creado previamente. Además, podrás establecer un precio, la duración del servicio, añadir una breve descripción del mismo y asignarle un color para distinguirlo fácilmente desde el calendario de reservas.

Configuración de agendas

Dentro de la configuración avanzada de cada servicio podrás, además, personalizar el mensaje para la notificación tanto que recibe el cliente como para ti como administrador o la agenda que recibe las citas.

En cuanto a la configuración de las agendas podrás establecer diferentes categorías. Así, cada vez que crees una agenda nueva podrás determinar a qué categoría pertenece. También podrás seleccionar los servicios de los que la agenda se ocupa. En cada agenda se puede configurar las opciones de las notificaciones, su horario independiente, sus vacaciones y las opciones de la cita o reserva.

gestión de agenda online
Recordatorios automáticos de reservas online

Recordatorios y notificaciones por Email y SMS

Por otro lado, podrás también configurar el envío de notificaciones a modo de recordatorio, una funcionalidad clave para evitar absentismos. De esta forma, podrás personalizar notificaciones para que estas sean enviadas a tus clientes el tiempo de antelación que configures previamente desde los ajustes de cada agenda en Mis Agendas de el Panel de Control del software de reservas online.

Programa para cada agenda el tipo de notificaciones y avisos automáticos (SMS y/o email) y los casos en los que quieres hacerlo:

– Recibe un aviso o notificación cuando llega una cita online o se cancela.

– Envía un aviso o notificación a tus clientes o empleados cuando creas, modificas o cancelas citas desde el Calendario online.

– Envía a tus clientes recordatorios con la antelación que desees.

– Envía notificaciones en caso de bloqueos de emergencia.

Pagos online de las reservas de tu clientes

Con la aplicación de reservas Bookitit podrás establecer un servicio de prepago para que tus clientes paguen con antelación el servicio en el momento de la reserva. La configuración de esta funcionalidad se basa en la sincronización de tu cuenta de Bookitit con tu cuenta de Paypal ,Stripe y Redsys. Accede a este tutorial para saber cómo hacerlo.

Sistema de reservas con pagos online
sistema de reservas online sincronizado con google calendar

Sincronización con Google Calendar en ambas direcciones

Dentro de panel del control del sistema de reservas online Bookitit en el apartado MIS AGENDAS puedes sincronizar las reservas de tu Google Calendar con las agendas que tienes en tu agenda de Bookitit. En tiempo real en y en ambas direcciones nos permitirá acciones bidireccionales en ambos calendarios.

Al sincronizar las agendas de nuestro calendario de Google con las agendas del sistema de reservas Bookitit, cuando introducimos una reserva en nuestro calendario de Bookitit, automáticamente esa reserva se mostrará en nuestro calendario de Google Calendar, así como si introducimos una reserva en nuestro Google Calendar, en tiempo real se añadirá en nuestro calendario de Bookitit.

También si eliminamos o modificamos de día, hora, servicio, cliente… una reserva en cualquiera de ambos calendarios se sincronizará esa acción en las dos partes.

En este tutorial te explicamos como puedes sincronizar con Google Calendar

Gestión de reservas grupales

Con el sistema de reserva online Bookitit puedes gestionar las plazas en clases en grupo como Pilates, Yoga, Spinning, cursos de formación… con aforo y diferentes asistentes a la clase, tus clientes pueden apuntarse a la clase que deseen.

La cita previa de múltiples asistentes puede utilizarse también para reserva de viajes (tantas plazas como necesite), en distintos horarios. La gestión del calendario online es muy fácil. Reduce el coste de tiempo que necesitas para inscribir a personas en los servicios o actividades.

Gestión de diferentes agendas con varias plazas en cada actividad: crea múltiples actividades con distintos números de asistentes y permite que los clientes reserven y realicen el pago online, ahorra tiempo en estas tareas.

Gestión de reserva de varias personas
App de reservas online historial de seguimiento

Historial de seguimiento de clientes o pacientes

Con la app de reservas online Bookitit puedes llevar el seguimiento de tus clientes / pacientes creando diferentes historiales y anotando ordenado por fecha los comentarios relacionados con dicho historial de seguimiento.

Puedes añadir tantos historiales de seguimiento como quieras dentro del historial cada uno de los pacientes o clientes.

El sistema de reservas online Bookitit te permite editar o eliminar los historiales con los iconos que aparecen junto al título del mismo o utiliza el desplegable para seleccionar el historial que quieras.

Gestiona varios centros con la versión Multicentro

El servicio Multicentro que ofrece el sistema de reservas online Bookitit es una función clave para un mayor grado de organización en la gestión de diversos centros que, por ejemplo, se encuentran en diferentes localizaciones, en caso de que tu negocio cuente con ellos. Esto quiere decir que la versión Multicentro de Bookitit te permite gestionar diversos centros desde una cuenta superior de administrador. Desde el Panel de Control de esta cuenta controlas todas las cuentas asociadas, cada una de ellas, a un centro distinto. Además, es posible la creación de permisos de acceso restringido de forma personalizada a los empleados o a los gerentes de cada una de esas cuentas o centros.

Gracias a esta cuenta superior de administrador puedes acceder a informes de citas totales de todos los centros en su conjunto, además de a un listado de clientes completo.

Paralelamente, cada cuenta podrá gestionarse individualmente. Esto quiere decir, podrá establecer sus propios horarios de apertura, sus servicios, sus agendas, sus vacaciones,  podrá acceder a los informes de esa cuenta, gestionar su propia facturación, etc. Cada cuenta funciona como una cuenta individual estándar. Si quieres saber más sobre la versión Multicentro, accede a este artículo.

Gestion de varios centros
Software de facturas

Facturación

El programa de reservas online Bookitit es la herramienta perfecta para tu negocio porque desde tu cuenta también puedes controlar todo lo relacionado con la facturación. Desde los cobros y los gastos a las deudas y los movimientos de caja. Cada una de las secciones aporta una lista con todos los movimientos desglosados y categorizados.

Por ejemplo, en la sección de Cobros aparecerá un listado con todos los tickets generados en tu centro, que irán asociados cada uno al cliente que le corresponde. Además, cada uno estará también definido por el servicio del que se trata, la forma de pago, la fecha en la que se ha generado, la agenda que ha atendido al cliente, la persona que ha realizado el cobro, el importe total del ticket y la cantidad pendiente de pago. Desde esta página también podrás generar nuevos cobros.

Por otro lado, en cuanto a la sección de Gastos, obtendrás un listado con todos los gastos de tu negocio desglosados y definidos por la fecha en la que se realizaron, por el tipo de gasto, por la forma de pago y por el total que representa dicho gasto.

En la sección de Caja quedan reflejados todos los movimientos de caja efectuados en tu centro. Estos aparecerán, del mismo modo, en un listado. Cada movimiento estará definido por la fecha, la agenda, el tipo de movimiento, el motivo y el total del importe que supone.

Finalmente, la sección de Deudas se trata de una página en la que se desglosan todas las deudas de tus clientes con tu negocio en un listado.

Accesos y permisos restringidos para empleados

La cuenta de Bookitit de tu negocio no solo tiene por qué gestionarla una persona. Puedes generar los usuarios que desees y asociarlos a perfiles. Estos perfiles pueden ser configurados de tal forma que puedes seleccionar si el perfil puede editar o unicamente visualizar las funcionalidades del sistema de reservas online.

Por ejemplo, puedes crear dos tipos de perfiles: el perfil del gerente y el perfil del empleado. En cuanto a los usuarios, crearás uno por cada persona que trabaje en el centro. De esta forma, el usuario del o de la gerente podrá ir asociado al perfil del gerente y el usuario de los empleados irá asociado al perfil del empleado.

Así, si deseas que tus empleados puedan editar lo relacionado con el calendario, los ajustes, los datos o la integración, puedes seleccionarlo desde el Panel de Control de Bookitit, en Editar Perfiles.

Software de reservas permisos
Sistema de reservas online enlaces independientes

Widget y Enlaces de reserva independientes por servicio o agenda

Si crees que necesitas un sistema de reservas online para gestionar mejor la agenda de tu negocio, deberás primeramente crearte una cuenta de Bookitit y configurar todo lo necesario explicado arriba. Una vez esté todo listo solo deberás integrar el widget de Bookitit en tu página web. Para crear este código tendrás que seguir unos sencillos pasos que están explicados detalladamente en este tutorial.

Si lo que prefieres es crear enlaces independientes de reserva por servicio o por agenda para que tus clientes accedan directamente a la reserva del servicio o agenda que deseen simplificando, de este modo, el proceso de reserva, accede a este tutorial.

Integración sistema de reservas online

Recibe las reservas a través de Instagram, Facebook y Google My Business

Es esencial hoy en día promocionar tu negocio en redes sociales. No solo para reforzar tu marca, sino también para expandirla y encontrar nuevos clientes. Una de las ventajas que Bookitit presenta como programa de cita previa online es la posibilidad de integrarlo en tus cuentas de redes sociales, además de en tu página web. Es decir, si tu negocio cuenta con una página en Facebook, de Google my business o con una cuenta de Instagram, tus clientes podrán acceder al proceso de reserva desde aquí mismo a través de los enlaces independientes, explicados en el punto anterior.

Reservas online facebook
Sistema de reservas para barberías

¿Cómo reservan tus clientes?

Cuando en tu página web esté disponible el widget de reserva o en tus redes sociales estén incluidos los enlaces independientes de reserva, el cliente podrá comenzar el proceso de reserva online.

Para comenzar, el cliente elegirá, entre las opciones que se le mostrarán, el servicio que desee:

En caso de que el servicio sea ofrecido por solo una agenda, el cliente pasará directamente a la elección de la fecha en la que desea acudir a su cita. En caso de que dicho servicio sea ofrecido por dos o más agendas, el cliente deberá seleccionar qué agenda desea:

Agenda online salones de belleza
Aplicación de citas centros de estética

Por lo tanto, en el siguiente paso, al cliente se le mostrarán los días y las horas que estén disponibles a tiempo real, teniendo en cuenta los horarios de apertura del centro, los horarios de la agendas y las reservas ya realizadas por otros clientes. Además, los intervalos de tiempo entre las citas también habrán sido configurados por ti previamente.

Cuando el cliente haya elegido la fecha y la hora que desea, deberá rellenar algunos datos personales para completar la reserva. Estos datos son su nombre, su teléfono y su correo electrónico en caso de que se trate de un usuario nuevo. En cambio, si el cliente ya tiene una cuenta, únicamente deberá introducir su correo electrónico y su contraseña.

Una vez finalizada, la reserva aparecerá automáticamente en tu calendario y al cliente se le enviará una notificación por correo electrónico o por SMS -según hayas configurado- para confirmar que la reserva se ha realizado satisfactoriamente.

Software de reservas online para médicos
Agenda de reservas online vacaciones empleados

Vacaciones de empleados, festivos de tu negocio y bloqueos de emergencia

Con el sistema de reservas online Bookitit puedes establecer los días festivos de tu empresa, las vacaciones de tus empleados o también puedes introducir bloqueos de emergencia desde el calendario para no recibir citas online en las horas o días que desees.

De forma genérica puedes establecer las fechas festivas del año que tu negocio no estará disponible para recibir citas online y su vez puedes crear las vacaciones de forma individual en la agenda que corresponde a cada empleado o recurso reservable de tu cuenta de Bookitit.

Además de los días de vacaciones o festivos desde el Calendario de Reservas de Bookitit puedes bloquear días u horas concretas, de formas que en estos días u horas concretas de un día tus clientes no puedan reservar online en esas horas determinadas. Puedes realizar bloqueos para horas de un día en particular o también puedes crear un bloqueo que se repita en varias fechas. Los bloqueos puedes configurarlos de forma que muestren el color de la agenda a la que pertenece dicha acción.

Sistema de reservas online bloqueos
Agenda de reservas online antelacion

Configura la antelación de creación y cancelación de las reservas online

Con el sistema de reservas online Bookitit puedes establecer con que antelación quieres que tus clientes te reserven online, por ejemplo puedes determinar que reserven por lo menos con 3 días de antelación y que no puedan reservar online de hoy para hoy.

También puedes configurar con que antelación han de cancelar una reserva online y por ejemplo que tengan que cancelar con una semana de antelación y no un día antes.

Además también puedes establecer cuando quieres que tus clientes puedan ver la disponibilidad de tu agenda, por ejemplo que puedan ver que disponibilidad tienes este mes pero no el mes que viene ni en adelante.