Bookitit é um sistema de reservas online com muitos recursos que podem melhorar significativamente a gestão do seu negócio, independentemente do setor.
Precisamente, uma das principais vantagens da Bookitit é sua versatilidade e adaptabilidade a muitos setores e tipos de negócios: cabeleireiros, centros de beleza, centros médicos, centros esportivos, pistas de esportes, academias, centros de treinamento, universidades, administrações públicas, oficinas de reparação, centros de lazer, veterinários, escolas de condução, estúdios de fotografia, agências imobiliárias e muito mais.
Calendário de Reservas
O calendário de reservas da Bookitit ajuda-o a organizar os seus compromissos com os seus clientes. Nele, reservas e compromissos que seus clientes fazem online com os serviços que você oferece são atualizados em tempo real. Além disso, a partir do mesmo calendário, você pode incluir compromissos que não são feitos on-line – por telefone ou pessoalmente – manualmente.
Adicionar manualmente um compromisso pode ser feito de duas maneiras:
Por um lado, pode ser adicionado diretamente do calendário, selecionando o dia e a hora do compromisso. Depois de selecionar um espaço, será aberta uma guia na qual você terá que inserir os dados do compromisso (o serviço, o calendário, o dia, a hora e a duração do serviço), os dados do cliente (você pode pesquisar entre os clientes que eles aparecem na sua lista de clientes ou adicionam um novo cliente, se for o caso, com todos os seus dados pessoais). Além disso, você pode inserir, caso o cliente tenha um, o código do seu bônus de sessão. Outras configurações são aquelas referentes à repetição deste mesmo compromisso no período que você deseja configurar; e confirmação da assistência ao cliente.
Você também pode personalizar os campos necessários para o compromisso (por exemplo, DNI, passaporte, sexo, idade, registro …).
Por outro lado, através da opção de Compromisso Rápido, você criará um compromisso manualmente seguindo o mesmo processo de reserva que seus clientes.
Para fazer isso, você deve selecionar o botão localizado na parte superior, no canto direito da página:
Ou seja, primeiro você terá que selecionar o serviço que o cliente deseja e, em seguida, você deve selecionar uma das agendas que estão associadas ao serviço escolhido. Em seguida, você só pode selecionar a data e a hora das horas realmente disponíveis nessa agenda. Quando o compromisso tiver sido gerado, ele aparecerá, como o restante, no calendário de reservas:
Além disso, a partir daqui, selecionando o compromisso desejado, você também pode executar o processo de cobrança do serviço ou taxas extras:
Lista de clientes
Além disso, você tem uma lista de todos os clientes que usaram um serviço da sua empresa. Isso é muito útil porque nosso sistema de agendamento on-line permite que você tenha um registro de todas as reservas feitas pelo cliente, além de ter seus dados pessoais registrados (como seu telefone, e-mail ou campos personalizados). A partir dessa mesma lista, também é possível restringir ou bloquear clientes.
Configuração de Serviços e Agendas
A configuração dos serviços e as agendas do seu negócio serão essenciais para começar a usar o Bookitit como uma ferramenta para o seu negócio. A partir do Painel de Controle do software de reservas on-line, você pode configurá-lo facilmente. Em termos de serviços, você pode criar grupos diferentes nos quais, mais tarde, você poderá classificar os vários serviços oferecidos. Dessa forma, quando você cria um novo serviço, pode adicioná-lo a um dos grupos que você criou anteriormente. Além disso, você pode definir um preço, a duração do serviço, adicionar uma breve descrição dele e atribuir uma cor para distingui-lo facilmente do calendário de reservas.
Por outro lado, cada serviço também possui uma configuração avançada na qual você pode selecionar diferentes tipos de opções de serviço: se é um serviço básico ou se é um serviço que permite assistência a várias pessoas com um único compromisso , se é um serviço que requer várias agendas no mesmo compromisso, ou se é um serviço que ocupa uma única agenda na nomeação, mas em que é permitido reservar várias pessoas para ele (aulas de ioga, pilates, treinamento em salas de aula …). Para configurar esta última funcionalidade, acesse este tutorial.
Na configuração avançada de cada serviço, você também pode personalizar a mensagem para a notificação que o cliente recebe e para você como administrador ou o calendário que recebe os compromissos.
Quanto à configuração das agendas, você pode definir diferentes categorias. Assim, toda vez que você criar uma nova agenda, poderá determinar a qual categoria ela pertence. Você também pode selecionar os serviços com os quais a agenda lida. Em cada calendário você pode configurar as opções de notificação, sua programação independente, suas férias e as opções do compromisso ou reserva.
Serviço Pré-pago
Com o aplicativo de reservas Bookitit, você pode estabelecer um serviço de pré-pagamento para que seus clientes paguem antecipadamente pelo serviço no momento da reserva. A configuração desta funcionalidade baseia-se na sincronização da sua conta do Bookitit com a sua conta do Paypal, Stripe e Redsys. Acesse este tutorial para saber como fazer isso.
Versão Multicentro
O serviço Multicentro oferecido pelo sistema de reservas on-line Bookitit é uma função fundamental para um maior grau de organização na gestão de vários centros que, por exemplo, estão localizados em locais diferentes, caso sua empresa os tenha. Isso significa que a versão Multicenter do Bookitit permite gerenciar vários centros a partir de uma conta de administrador superior. No Painel de controle dessa conta, você controla todas as contas associadas, cada uma delas, para um centro diferente. Além disso, é possível criar permissões de acesso restritas de forma personalizada para os funcionários ou gerentes de cada uma dessas contas ou centros.
Graças a essa conta de administrador superior, você pode acessar o total de relatórios de compromissos de todos os centros como um todo, bem como uma lista completa de clientes.
Em paralelo, cada conta pode ser gerenciada individualmente. Isso significa que você pode definir seu próprio horário de funcionamento, seus serviços, seus horários, suas férias, acessar os relatórios dessa conta, gerenciar seu próprio faturamento etc. Cada conta funciona como uma conta individual padrão. Se você quiser saber mais sobre a versão Multicentro, acesse este artigo.
Faturamento
O programa de reservas online Bookitit é a ferramenta perfeita para o seu negócio, pois a partir da sua conta você também pode controlar tudo relacionado ao faturamento. De cobranças e despesas a dívidas e movimentos de caixa. Cada uma das seções fornece uma lista de todos os movimentos que são divididos e categorizados.
Por exemplo, na seção Coleções, você verá uma lista com todos os tickets gerados em seu centro, que serão associados a cada um deles com o cliente correspondente. Além disso, cada um também será definido pelo serviço em questão, a forma de pagamento, a data em que foi gerado, a agenda que serviu o cliente, a pessoa que efetuou o pagamento, o valor total do bilhete e o valor pendente de pagamento. A partir desta página, você também pode gerar novas cobranças.
Por outro lado, com relação à seção Despesas, você obterá uma lista com todas as despesas do seu negócio discriminadas e definidas pela data em que foram feitas, pelo tipo de despesa, pela forma de pagamento e pelo total que representa essa despesa.
Na seção Caixa, todos os movimentos de caixa feitos em seu centro são refletidos. Estes aparecerão, da mesma forma, em uma lista. Cada movimento será definido pela data, a agenda, o tipo de movimento, o motivo e o valor total envolvido.
Por fim, a seção Dívida é uma página na qual você divide todas as dívidas de seus clientes com sua empresa em uma lista.
Usuários e Perfis
A conta da Bookitit da sua empresa não precisa apenas ser gerenciada por uma pessoa. Você pode gerar os usuários desejados e associá-los aos perfis. Esses perfis podem ser configurados de forma que você possa selecionar se o perfil pode editar ou exibir apenas as funcionalidades do sistema de reservas on-line.
Por exemplo, você pode criar dois tipos de perfis: o perfil do gerente e o perfil do empregado. Quanto aos usuários, você criará um para cada pessoa que trabalha no centro. Desta forma, o usuário do gestor pode estar associado ao perfil do gestor e o usuário dos funcionários será associado ao perfil do funcionário.
Então, se você quiser que seus funcionários possam editar o que está relacionado ao calendário, configurações, dados ou integração, você pode selecioná-lo no Painel de Controle do Bookitit, em Editar Perfis.
Widget e Links Independentes
Se você acha que precisa de um sistema de reservas on-line para gerenciar melhor sua agenda de negócios, primeiro crie uma conta da Bookitit e configure tudo o que é necessário, explicado acima. Quando tudo estiver pronto, você só deve integrar o widget Bookitit na sua página web. Para criar este código, você terá que seguir alguns passos simples que são explicados em detalhes neste tutorial.
Se o que você prefere é criar links de reserva independentes por serviço ou por agenda para que seus clientes possam acessar diretamente a reserva do serviço ou agenda que desejam, simplificando assim o processo de reserva, acesse este tutorial.
Receba reservas através das suas Redes Sociais
É essencial hoje promover o seu negócio nas redes sociais. Não só para fortalecer sua marca, mas também para expandi-la e encontrar novos clientes. Uma das vantagens que Bookitit apresenta como um programa de compromissos on-line é a possibilidade de integrá-lo em suas contas de rede social, bem como em seu site. Ou seja, se sua empresa tiver uma página no Facebook ou uma conta no Instagram, seus clientes poderão acessar o processo de reserva a partir daqui através dos links independentes, explicados no ponto anterior.
Como seus clientes agenciam?
Quando o widget de reserva está disponível em sua página da web ou links independentes são incluídos em suas redes sociais, o cliente pode iniciar o processo de reserva online.
Para começar, o cliente escolherá, dentre as opções que serão mostradas, o serviço que ele deseja:
Caso o serviço seja oferecido para apenas uma agenda, o cliente irá diretamente para a escolha da data em que deseja participar de sua nomeação. Caso o serviço seja oferecido por duas ou mais agendas, o cliente deve selecionar qual agenda deseja:
Portanto, na próxima etapa, serão mostrados ao cliente os dias e as horas que estão disponíveis em tempo real, levando em conta o horário de funcionamento do centro, os horários das agendas e as reservas já feitas por outros clientes. Além disso, os intervalos de tempo entre os compromissos também foram configurados por você anteriormente.
Quando o cliente tiver escolhido a data e a hora desejadas, deverá preencher algumas informações pessoais para concluir a reserva. Esta informação é o seu nome, o seu número de telefone e o seu endereço de e-mail, caso você seja um novo usuário. Por outro lado, se o cliente já tiver uma conta, ele deverá inserir apenas o email e a senha.
Uma vez terminada, a reserva aparecerá automaticamente no seu calendário e o cliente receberá uma notificação por e-mail ou SMS – como você configurou – para confirmar que a reserva foi feita com sucesso.
Confirmação de compromisso
No caso de você preferir ter a opção de confirmar ou rejeitar os compromissos de seus clientes, você pode configurá-lo a partir das configurações de cada calendário dentro do Painel de Controle da sua conta Bookitit. Assim, quando um cliente faz uma reserva, você receberá uma notificação que lhe permitirá confirmar ou rejeitá-lo e a lacuna não será reservada sem a sua aceitação. Quando você tiver selecionado uma das duas opções, um email ou SMS será enviado ao cliente para notificá-lo sobre a confirmação ou rejeição do compromisso.
Lembretes
Por outro lado, você também pode configurar o envio de notificações como um lembrete, um recurso importante para evitar ausências. Dessa forma, você pode personalizar as notificações para que elas sejam enviadas aos seus clientes com a antecedência que você configurou anteriormente a partir das configurações de cada calendário em Minhas agendas do painel de controle do software de reservas on-line.
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