Integrar Videoconferencias de Zoom en las reservas de bookitit mediante Zapier




Aprende a conectar tus reservas para que, cada vez que un cliente reserve, se genere automáticamente una reunión de Zoom y se envíe el enlace por correo electrónico. Todo esto sin escribir código, usando Zapier.

Paso 1: Configurar el Webhook (El disparador)

Lo primero es hacer que Zapier «escuche» cuando entra una nueva reserva en Bookitit.

  1. En Zapier, crea un nuevo Zap y busca la app Webhooks by Zapier.
  2. En Trigger Event, selecciona Catch Hook.
[IMAGEN 1: Selección de Webhooks by Zapier – Catch Hook]

Zapier te dará una Webhook URL personalizada. Cópiala y pégala en la configuración de notificaciones de tu cuenta de Bookitit.

[IMAGEN 2: Copiar la URL del Webhook]

Una vez pegada en Bookitit, haz una reserva de prueba y pulsa el botón Test trigger en Zapier para confirmar que los datos llegan correctamente (verás datos como Request A).

Paso 2: Crear la reunión en Zoom

Ahora usaremos los datos de la reserva para agendar la reunión automáticamente.

  1. Añade un nuevo paso y busca la app Zoom.
  2. En Action Event, elige Create Meeting.
  3. Conecta tu cuenta de Zoom.
[IMAGEN 3: Selección de Zoom – Create Meeting]

En la sección de configuración (Set up action), rellena los campos usando las variables que recibiste en el paso 1:

  • Topic: Usa el nombre del servicio o del cliente. Ejemplo: Booking Title.
  • When: Aquí debes combinar la fecha y la hora. Selecciona primero la variable Booking Date, añade un espacio, y luego selecciona Booking Time.
  • Duration: Define la duración (ej. 30 minutos).
[IMAGEN 4: Configuración de fecha y hora en Zoom]

Paso 3: Enviar el Email al Cliente

Finalmente, enviaremos el enlace de la reunión al cliente.

  1. Añade un tercer paso. Puedes usar Gmail, Outlook o SMTP by Zapier.
  2. En Action Event selecciona Send Email.
[IMAGEN 5: Selección de SMTP/Email – Send Email]

Configura el correo:

  • To (Para): Selecciona la variable del email del cliente que vino de Bookitit (Usermail).
  • Body (Cuerpo): Escribe tu mensaje y asegúrate de insertar la variable Join URL que generó Zoom en el paso anterior.
Hola,
Tu cita ha sido confirmada.

Enlace de Zoom: 2. Join URL

¡Nos vemos pronto!

[IMAGEN 6: Inserción del enlace de Zoom en el email]

¡Y listo! Activa tu Zap (ON) y tu sistema de reservas funcionará en piloto automático.